5.0
★★★★★
DSGVO-konforme Archivierung
Kunden weltweit
ISV-Applikationen
Jahre Erfahrung
Das Landratsamt Schweinfurt nutzte für die Langzeitarchivierung der Daten aus enaio bislang eine Hardwarelösung. Als diese in die Jahre gekommen war, begann die IT-Leitung des Landratsamtes nach einer Alternative zu suchen, um die bisherige physikalische Lösung abzulösen.
Der Erfolg auf einen Blick
Problemlose Datenmigration von der bisherigen Hardwarelösung auf iCAS Classic
Kein Aufwand mit der Archivlösung für die IT: iCAS Classic läuft als stiller Worker im Hintergrund
Reibungsloses Zusammenspiel mit dem Dokumentenmanagement-system DMS enaio von OPTIMAL SYSTEMS
Nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und das bestehende Backup-Konzept
Christoph Ruppert-Preu
Stellvertretender IT-Leiter, Landratsamt Schweinfurt
„Der geringe Einrichtungs- und Administrationsaufwand sowie die einfache Integration in unsere bestehende Serverlandschaft und ins Backup-Konzept haben für iCAS gesprochen.“
Landratsamt Schweinfurt - Leben, das gut tut
Die Organisation auf einen Blick
Das Landratsamt Schweinfurt ist eine öffentliche Verwaltungseinrichtung des Landkreises Schweinfurt in der Region Main-Rhön im Norden Bayerns. Die Behörde bietet rund 117.000 Einwohnern des Landkreises eine Vielzahl von Dienstleistungen in den Bereichen Bürgerservice, KfZ-Zulassung, Gesundheit, Umwelt-und Naturschutz, Abfallwirtschaft sowie Soziales.
- Unternehmen: Landratsamt Schweinfurt
- Branche: Kommunale Behörde
- Mitarbeiter: ca. 600
- Fokus: Bürgerservice, KfZ-Zulassung, Gesundheit, Umwelt-und Naturschutz, Abfallwirtschaft sowie Soziales
Der Wunsch nach reibungslosen Abläufen und geringem Aufwand
Die in die Jahre gekommene Hardwarelösung für Archivierung sollte ersetzt werden, um weiterhin einen reibungslosen Arbeitsablauf für alle Anwender gewährleisten zu können. Alle zu archivierenden Daten kommen im Landratsamt Schweinfurt aus der ECM-Software enaio von OPTIMAL SYSTEMS.
In enaio gibt es konfigurierte Archivierungsläufe z.B. für die Daten der Zulassungs- und Führerscheinstelle, des Sozialamtes, der Ausländer- und Einbürgerungsbehörde, des Gewerbeamtes und des Bauamtes. Auch Personalakten und Dokumente aus dem Rechnungsworkflow gehören zu den zu archivierenden Unterlagen. Alle Daten müssen nach strengen Vorgaben revisionssicher abgelegt werden und dürfen nicht verändert, manipuliert oder gelöscht werden. Die Aufbewahrungsfristen der unterschiedlichen, zu archivierenden Dokumente entsprechen verschiedenen Gesetzgebungen (z. B. EU-DSGVO, AO, GoBD) und betragen i.d.R. 6, 10 bzw. 30 Jahre.
Das Landratsamt Schweinfurt setzte im Bereich Archivierung bis zum Jahr 2018 auf eine hardware-basierte Lösung, die im Zusammenspiel mit enaio nicht mehr den aktuellen Anforderungen entsprach. Deswegen suchte das IT-Team eine Alternative für das Langzeitarchiv der Behörde. Die Entscheidung fiel auf unsere Archivlösung iCAS Classic.
Anforderungen an die Speicherlösung
Christoph Ruppert-Preu
Stellvertretender IT-Leiter, Landratsamt Schweinfurt
„Bis dato war unsere zentrale Software enaio an eine hardwarebasierte Archivierungslösung angebunden. Diese war jedoch in die Jahre gekommen und immer wieder von Störungen betroffen. Als Ablösung wünschten wir uns einen software-basierten Archivierungsansatz, der sich nahtlos in unsere bisherige IT-Infrastruktur einfügt, problemlos mit unseren Anforderungen mitwächst und durch den wir keinen Vendor Lock-in unterliegen. iTernity lieferte dabei die für uns am besten passende Lösng.“
Mehrwerte und nächste Schritte
Die Hauptvorteile von iCAS Classic waren für das Landratsamt Schweinfurt:
- Schnelle, unkomplizierte Bereitstellung der Lösung und geringer zeitlicher und personeller Aufwand bei der Einrichtung.
- iCAS Classic läuft performant und störungsfrei im Hintergrund. Dank minimalem Wartungsaufwand werden im IT-Team Ressourcen für wichtigere Aufgaben frei.
- Kein Zusatzaufwand für Rechtskonformität: Dokumente werden dank iCAS Classic revisionssicher und unveränderbar abgelegt (KPMG-zertifiziert).
- Die Lösung wächst problemlos mit - auch bei sprunghaftem Datenwachstum.
Heute werden die Daten aller Fachbereiche des Landratsamtes Schweinfurt aus enaio mit iCAS Classic revisionssicher langzeitarchiviert. Noch ausstehend ist die Archivierung der „Allgemeinen Schriftgutverwaltung“ in iCAS Classic, also der Dokumente, die nicht aus einem Fachverfahren erzeugt werden.
Diese ist in Vorbereitung, aber noch nicht abgeschlossen. Der stellvertretende IT-Leiter sieht der Zukunft in Sachen Langzeitarchivierung gelassen entgegen – schließlich sind die Lösungen enaio und iCAS Classic, für die sich das Landratsamt Schweinfurt entschieden hat, auch für eine noch datenintensivere Zukunft bestens gerüstet.
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