Datenmanagement Software braucht ein Archiv – warum DMS allein nicht ausreicht
- Compliance: DSGVO-komform, auditierbar und revisionssicher.
- Effizienz: Entlastung bestehender Datenmanagement-Systeme.
- Souveränität: Unabhängigkeit von DMS- und Hardwareherstellern.
5.0
★★★★★
DSGVO-konforme Archivierung
Kunden weltweit
ISV-Applikationen
Jahre Erfahrung
Datenmanagement Software braucht ein Archiv
Organisationen stehen heute vor komplexen Anforderungen an ihr Datenmanagement. Datenschutzgesetze wie DSGVO, GoBD oder HIPAA, branchenspezifische Vorgaben sowie steigende Anforderungen an Nachvollziehbarkeit und Beweiskraft machen deutlich: Eine Datenmanagement Software allein genügt nicht, um sensible Unternehmensdaten langfristig rechtskonform zu speichern.
Während Datenmanagement Software wie DMS- oder ECM-Systeme die tägliche Arbeit mit Dokumenten unterstützt, übernimmt ein Archiv eine andere, klar definierte Aufgabe: die unveränderbare, revisionssichere und langfristige Aufbewahrung geschäftskritischer Daten. Genau hier setzt iTernity an.
Datenmanagement Software und Archivierung verfolgen unterschiedliche Ziele
Begriffe wie Datenmanagement Software, DMS, ECM, Dokumentenablage und Archivierung werden im Alltag häufig gleichgesetzt. Technisch und rechtlich bestehen jedoch entscheidende Unterschiede.
iTernity ersetzt keine Datenmanagement Software. iTernity ergänzt sie.
Als unabhängiges Archivsystem wird iTernity hinter bestehende DMS-, ECM- und andere Datenmanagement-Systeme integriert.
Datenmanagement Software (DMS/ECM) dient vor allem dazu:
- Dokumente zu erstellen, zu bearbeiten und zu versionieren
- Informationen bereitzustellen und Prozesse zu unterstützen
- Daten im laufenden Geschäftsbetrieb verfügbar zu halten
Archivierung hingegen stellt sicher, dass Daten:
- Über definierte Zeiträume aufbewahrt werden,
- nachweislich unveränderbar gespeichert sind,
- revisionssicher und auditierbar bleiben und
- gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben entsprechen.
Datenmanagement Software (DMS/ECM) vs. Revisionssichere Archivierung
Datenmanagement-Software unterstützt die aktive Arbeit mit Informationen, von der Erstellung bis zur Versionierung. Die revisionssichere Archivierung setzt dort an, wo Geschäftsprozesse enden: Sie übernimmt die langfristige Aufbewahrung, schützt Daten vor Veränderungen und sorgt dafür, dass sie jederzeit rechtskonform nachgewiesen werden können. Gemeinsam bilden beide Systeme die Grundlage für effiziente Prozesse und nachhaltige Compliance.
Kriterium
- Datenveränderung
- Revisionssicherheit
- DSGVO & Compliance
- Auditierbarkeit
- Beweiskraft vor Gericht
- WORM / Object Lock
- Retention Management
- Langzeitaufbewahrung
- Herstellerunabhängigkeit
Datenmanagement Software
- Erlaubt und notwendig
- Nicht ausreichend
- Teilweise unterstützt
- Eingeschränkt
- Nicht gewährleistet
- Nein
- Oft nur logisch
- Nicht ausgelegt
- Häufig eingeschränkt
Revisionssichere Archivierung
- Technisch ausgeschlossen
- Ja
- Vollständig erfüllt
- Vollständig auditierbar
- Ja
- Ja
- Technisch erzwungen
- Kernfunktion
- Ja
Warum Datenmanagement Software ohne Archiv ein Risiko darstellt
Viele Unternehmen verlassen sich ausschließlich auf ihre Datenmanagement Software – und nehmen damit unnötige Risiken in Kauf. Ein Nicht-Löschen von Daten im DMS reicht für eine revisionssichere Archivierung nicht aus. Weder Integritätssicherung noch echte Unveränderbarkeit sind dadurch gewährleistet.
Typische Schwächen von DMS/ECM bei der Langzeitaufbewahrung:
Rechtskonforme Archivierung hinter der Datenmanagement-Software
Aus rechtlicher, technischer und organisatorischer Sicht ist es sinnvoll – und in vielen Fällen sogar vorgeschrieben – hinter der Datenmanagement-Software ein separates Archivsystem zu betreiben.
Ein revisionssicheres Archiv erfüllt unter anderem folgende Aufgaben:
- Einhaltung gesetzlicher und branchenspezifischer Vorgaben (z. B. DSGVO, GoBD, SEC 17a-4, Produkthaftung)
- Nachweisliche Unveränderbarkeit für Audits und Rechtsstreitigkeiten
- Schutz sensibler Daten durch WORM-Speicherung, Verschlüsselung und Integritätsprüfungen
- Entlastung von DMS/ECM und Primärspeichern
- Kosteneffiziente Langzeitaufbewahrung auf geeigneten Speicherzielen
iTernity übernimmt diese Aufgaben unabhängig von Hersteller, DMS oder Speicherhardware.
Realität aus der Praxis – wo Datenmanagement Software an ihre Grenzen stößt
Ein aktueller Ransomware-Angriff auf einen großen deutschen Klinikverbund zeigte, wie kritisch die Abhängigkeit von IT-Systemen ist. Nach dem Angriff mussten IT-Systeme vorsorglich abgeschaltet werden. Diagnostik, Laborprozesse und Kommunikation waren massiv eingeschränkt.
Solche Vorfälle machen deutlich: Nur unveränderliche, revisionssichere Archivkopien ermöglichen eine kontrollierte Wiederherstellung. Ein spezialisiertes Archiv hinter der Datenmanagement-Software entscheidet darüber, ob Daten verfügbar bleiben oder verloren sind.
iTernity schließt die Compliance-Lücke im Datenmanagement.
Als unabhängige Archivierungssoftware ergänzt iTernity bestehende Systeme und schafft eine sichere, skalierbare und compliance-gerechte Basis für Ihr gesamtes Datenmanagement.
Was ein Archiv leisten muss
Ein modernes Archivsystem muss mehr leisten als nur die reine Ablage.
Zentrale Anforderungen an ein Archiv sind:
iTernity: Das Archiv für Daten aus Datenmanagement Software
iTernity ist eine spezialisierte Archivierungssoftware für die langfristige, rechtskonforme Aufbewahrung sensibler Unternehmensdaten. Als Archiv hinter der Datenmanagement Software übernimmt iTernity alle archivtypischen Aufgaben – unabhängig vom eingesetzten DMS, ECM, ERP oder anderen Fachanwendungen.
Zentrale Funktionen unserer Lösungen iCAS Classic und iCAS FS:
Software-Defined Archiving statt Hardware-Silos
Der Software-Defined-Archiving-Ansatz von iTernity trennt Archiv-Intelligenz von Speicherhardware und Anwendungen.
Die Archivsoftware fungiert als zentrale Schicht zwischen:
- Datenmanagement Software (DMS, ECM, ERP, PACS, …)
- Speicherinfrastruktur (On-Premises, Object Storage, Cloud)
Dadurch entsteht ein zentrales, zukunftssicheres Langzeitarchiv, das sich flexibel an neue regulatorische und technische Anforderungen anpassen lässt.
Warum iTernity die richtige Ergänzung zu Ihrer Datenmanagement Software ist
iTernity stellt sicher, dass die Software ihre Aufgabe erfüllt, während das Archiv die Verantwortung für Compliance und Langzeitaufbewahrung übernimmt.
Ihre Vorteile auf einen Blick:
Revisionssichere Archivierung statt DMS-Workarounds
DSGVO-konform, auditierbar und gerichtsfest
Unabhängig von DMS- und Hardware-Herstellern
Entlastung bestehender Datenmanagement-Systeme
Skalierbar für langfristiges Datenwachstum
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