DSGVO, GoBD, Produkthaftung, HIPAA, SEC 17a-4, ... Organisationen haben beim Datenmanagement komplexe Vorgaben einzuhalten. Dabei ist die revisionssichere Speicherung sensibler Daten ein zentrales Thema. Für eine rechtskonforme Datenspeicherung müssen Unternehmen ihr Dokumentenmanagement zu Ende denken und dürfen nicht allein auf ihr DMS/ECM setzen.
IT-Verantwortliche und Compliance Manager stehen seit Inkrafttreten der DSGVO vor der Herausforderung den hohen Anforderungen an das Datenmanagement gerecht zu werden. Die Vorfälle der vergangenen Jahre zeigen, dass einige Fallstricke bei der Datenarchivierung für Strafen in Rekordsummenhöhe sorgen – und dabei einfach vermeidbar sind.
Ransomware ist eine der größten Bedrohungen für die Verfügbarkeit unternehmenskritischer Daten. Das Geschäftsmodell läuft auf Hochtouren. Doch was macht Ransomware so erfolgreich? Wie können Unternehmen sich generell schützen? Und wie sollten sich Unternehmen nach einer Attacke verhalten? Darüber haben wir mit Olav Seyfarth, Experte für IT-Sicherheit und Datenschutz, gesprochen.
Nahezu jedes Unternehmen hat spezifische Vorgaben und Anforderungen, die je nach Branche, Land und Firmengröße variieren. Im Gesundheitswesen gelten andere Vorgaben als in der Industrie, der öffentlichen Verwaltung oder dem Verlagswesen. Alle Einsatzszenarien haben jedoch zentrale Anforderungen gemeinsam: Die Integrität und Verfügbarkeit archivierter Daten sollen langfristig sichergestellt und rechtliche Vorgaben sowie Compliance-Regelungen erfüllt werden.
Die zunehmende Digitalisierung von Unternehmensdaten und das steigende Datenwachstum stellen neue Anforderungen an die rechtskonforme Archivierung. Um Daten in Deutschland revisionssicher zu archivieren, müssen verschiedene Vorschriften wie z.B. die EU-DSGVO, die GoBD, das IT-Sicherheitsgesetz und die Regelungen zum Schutz von Geschäftsgeheimnissen eingehalten werden. Doch was sind die wesentlichen Anforderungen der deutschen Gesetze im Hinblick auf die Datenarchivierung und wie können diese eingehalten werden?
Bei der langfristigen Archivierung von Unternehmensdaten sind Datenmigrationen von einem bestehenden Archivspeicher auf ein neues System oft unumgänglich. Die Ursachen liegen z. B. in der Ablösung proprietärer Archivierungssysteme, dem rapiden technologischen Fortschritt von Speicherlösungen oder der Konsolidierung z.B. nach einer Unternehmensfusion. Die Migrationsprojekte sind dabei häufig mit verschiedenen Zielen verbunden: Reduktion von Zeitaufwänden und Kosten, Minimierung von Störungen im Tagesgeschäft, Einhaltung von Compliance-Vorschriften und Schutz der Datenintegrität. Diese Herausforderungen können mit einer geeigneten Speicherplattform für die Langzeitarchivierung und entsprechenden Migrations-Prozessen gemeistert werden.
Die Archivierung wichtiger Unternehmensdaten ist elementar für die Compliance Erfüllung und die Minimierung von Geschäftsrisiken. Die Anforderungen an eine rechtskonforme Datenablage werden dabei immer komplexer. Entscheidende Treiber sind rechtliche und interne Compliance Regelungen, Risikominimierung und Datensicherheit. Hinzu kommen betriebswirtschaftliche Anforderungen an Kosten, Effizienz und Service. Sicher ist: Da Daten mitunter mehrere Jahrzehnte aufbewahrt werden müssen, ist ein zukunftsgerichteter Archivierungsansatz unabdingbar.
Für viele Unternehmensdaten gelten Aufbewahrungsdauern von zehn, dreißig oder mehr Jahren. Die archivierten Daten müssen auf ihrer „langen Reise“ verlässlich geschützt werden. Mit den rasant steigenden Datenmengen wächst auch stetig die Gefahr, Daten zu verlieren oder diese nicht mehr in korrekter und rechtskonformer Form vorliegen zu haben. Datenbeschädigungen oder -verluste können dann enorme wirtschaftliche und rechtliche Folgen nach sich ziehen. Wie können Organisationen also die Integrität der Daten über einen langen Zeitraum sicherstellen?
Archivierung ist für die meisten Organisationen aus rechtlichen und internen Gründen notwendig, oft sogar unternehmenskritisch. Das wird sich auch in Zukunft nicht ändern, denn die Datenmengen steigen stetig und die Vorgaben und Regulierungen entwickeln sich kontinuierlich weiter. Ein neuer Ansatz verspricht Abhilfe bei diesen Herausforderungen.
Die Ansprüche an die IT Infrastruktur im Gesundheitssektor sind enorm. Große Mengen an Patientendaten müssen so gespeichert werden, dass sie zuverlässig zugänglich sind und langfristig sicher abgelegt werden. Die Menge der Daten nimmt exponentiell zu und die IT Infrastruktur sollte mit dieser Entwicklung Hand in Hand gehen.
Eine der häufigsten Fragen, die wir hören, lautet: "Was ist der Unterschied zwischen Archivierung und Backup?". Die Unterscheidung der beiden Bereiche ist enorm wichtig, da die richtige Verarbeitung und Speicherung Ihrer Daten großen Einfluss auf Compliance und Kosten Ihres Unternehmens hat.
Die Digitalisierung hat für viele Branchen neue Möglichkeiten eröffnet und die Arbeitsweise verändert. Die damit einhergehenden wachsenden Datenmengen haben den Bedarf nach einer Compliance-gerechten, flexiblen Datenarchivierung exponentiell gesteigert. Da sich die IT Landschaft kontinuierlich weiterentwickelt, entscheiden sich immer mehr Unternehmen dazu, ihre Datenarchivierung mithilfe von modernen Software-Lösungen zukunftssicher zu gestalten.
Wenn es um Datenarchivierung und WORM-Speicherung (Write Once Read Many) geht, stehen Unternehmen vor einer Vielzahl an Herausforderungen: Sicherheit, Verfügbarkeit, Einhaltung regulatorischer Vorgaben (z. B. Steuergesetzgebung, interne Audits, DSGVO). Auf der anderen Seite besteht ein klarer Bedarf an Flexibilität, Skalierbarkeit und minimierten Kosten. Wie können SAP User sicherstellen, dass die aus ihrem DMS/ECM archivierten Daten sicher sind, den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig kosteneffizient gespeichert werden?
Es ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, die Integrität elektronischer Daten während ihrer Lebensdauer oder Aufbewahrungsfrist zu sichern. Trotz der Wichtigkeit des Themas gibt es keinen allgemeinen Konsens über die Definition des Begriffs ‚Datenintegrität‘. Wir werfen mit Ihnen einen Blick auf die verschiedenen Definitionen und beleuchten, wie die Herausforderungen in den unterschiedlichen Branchen angegangen werden können.
Sind Ihre archivierten Daten (rechts)sicher? Wenn ein Unternehmen in Europa aktiv ist, muss es seine Prozesse DSGVO-konform gestalten. Erfahren Sie, wie Sie mit der richtigen Datenmanagement-Strategie und -Software ein rechtssicheres DSGVO-Fundament schaffen können.
Die meisten Compliance Vorschriften fordern von Unternehmen die Implementierung spezieller Lösungen für die langfristige, unveränderliche und nachvollziehbare Speicherung wichtiger Geschäftsdaten. Obwohl auf dem Markt zahlreiche Archivierungs-, Datenspeicher- oder Backup-Lösungen verfügbar sind, können viele davon die komplexen Compliance Anforderungen nicht erfüllen. Um diese Herausforderungen zu meistern, sind ein strategischer und langfristiger Ansatz als auch die geeigneten Tools zur Umsetzung nötig.
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