Rechtliche Anforderungen an die Archivierung in der Schweiz
Was Unternehmen in der Schweiz beim Thema Archivierung gesetzlich beachten müssen.
Gesetzliche Vorschriften in der Schweiz
Die revisionssichere Archivierung von Geschäftsunterlagen ist für Unternehmen in der Schweiz gesetzlich vorgeschrieben. Sie bildet die Grundlage für Nachvollziehbarkeit, Beweissicherheit und eine ordnungsgemäße Unternehmensführung. Gleichzeitig steigen mit der Digitalisierung die Anforderungen an Prozesse, Systeme und Verantwortlichkeiten.
Warum gesetzeskonforme Archivierung wichtig ist
Unternehmen sind verpflichtet, bestimmte Geschäftsunterlagen vollständig, unverändert und über definierte Zeiträume hinweg aufzubewahren. Eine rechtskonforme Archivierung dient dabei nicht nur der Erfüllung gesetzlicher Pflichten, sondern auch dem eigenen Schutz, wie etwa bei Prüfungen, Haftungsfragen oder Rechtsstreitigkeiten.
Wichtig ist vor allem, dass archivierte Dokumente...
...vollständig und auffindbar sind
...ihre Integrität über Jahre hinweg behalten
...innerhalb angemessener Zeit verfügbar gemacht werden können
Die elektronische Archivierung ist in der Schweiz grundsätzlich zulässig. Voraussetzung ist, dass die Dokumente den zugrunde liegenden Geschäftsvorfällen entsprechen und jederzeit lesbar gemacht werden können.
Für einzelne Dokumente gelten jedoch besondere Formvorschriften. Geschäfts- und Revisionsberichte müssen beispielsweise schriftlich unterzeichnet oder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versehen sein. Nicht jedes Papierdokument darf daher einfach digitalisiert und das Original vernichtet werden.
Papier oder elektronisch - was ist erlaubt?
Welche Unterlagen sind aufzubewahren?
- Zu den zentralen aufbewahrungspflichtigen Dokumenten zählen unter anderem:
- Geschäftsbücher und Buchungsbelege
- Geschäfts- und Revisionsberichte
- geschäftsrelevante Korrespondenz, z. B. Verträge oder E-Mails
Zusätzlich können branchenspezifische Vorgaben, wie etwa im Finanzwesen, im Gesundheitsbereich oder bei haftungsrelevanten Produkten, weitergehende Archivierungspflichten begründen.
Aufbewahrungsfristen im Überblick
Die Dauer der Aufbewahrung ist zwar gesetzlich geregelt, kann aber je nach Dokument variieren:
In der Regel 10 Jahre für Geschäftsunterlagen
Längere Fristen bei bestimmten Steuer- oder Vertragsunterlagen
Spezielle Anforderungen in sensiblen Bereichen, z. B. im Gesundheitswesen
Damit elektronische Dokumente auch langfristig beweiskräftig bleiben, müssen Archivsysteme technische und organisatorische Mindestanforderungen erfüllen.
Dazu gehören insbesondere der Schutz vor nachträglichen Änderungen (Integrität), klare Zuständigkeiten und dokumentierte Prozesse, langfristige Lesbarkeit und geregelte Migration und kontrollierte und protokollierte Zugriffe.
Eine reine Ablage auf Fileservern oder in DMS-Systemen reicht hierfür in der Regel nicht aus.
Anforderungen an elektronische Archivsysteme
Personendaten archivieren: Datenschutz beachten
Werden personenbezogene Daten archiviert, greifen zusätzlich die Vorgaben des Datenschutzrechts. Unternehmen müssen sicherstellen, dass:
- nur erforderliche Daten archiviert werden,
- Zugriffe klar geregelt sind und
- Datensicherheit und Betroffenenrechte gewährleistet bleiben
Diese Anforderungen gelten auch für bereits archivierte Daten und müssen bereits bei der Planung eines Archivsystems berücksichtigt werden.
Fazit: Rechtssichere Archivierung ist mehr als Datenspeicherung
Sie erfordert klare Regeln, dokumentierte Prozesse und technische Lösungen, die Integrität, Verfügbarkeit und Datenschutz langfristig sicherstellen.
Erfahren Sie noch mehr in unserem Whitepaper
Mit unseren Lösungen erreichen Sie eine flexible, skalierbare und compliance-konforme Datenarchivierung
iCAS Classic
iCAS Classic ist eine flexible Middleware für Retention Management & WORM Datenarchivierung. Die Softwarelösung lässt sich optimal in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Während Sie sich um Ihr Kerngeschäft kümmern, schützt iCAS Classic zuverlässig im Hintergrund die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten.
iCAS FS
iCAS FS ist eine Scale-Out Speicherplattform für vielfältige Anwendungsfälle rund um die langfristige Datenspeicherung. Die software-basierte Plattform ist grenzenlos skalierbar und besticht mit geringen Gesamtkosten, einfacher Handhabung und hoher Flexibilität. Ob als sicherer Backup-Speicher, revisionssicheres Archiv, Sekundärspeicher oder kosteneffizienter Objektspeicher – iCAS FS erfüllt Ihre Anforderungen auf lange Sicht.
iCAS Capture
Mit iCAS Capture erweitern Sie Ihre Archivierungsstrategie um die direkte Erfassung von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen.
Das Add-on liest relevante Informationen automatisiert aus und integriert sie nahtlos in die Shares von iCAS FS oder iCAS Classic. Die Daten sind anschließend revisionssicher verfügbar und können sicher aus den Produktivsystemen entfernt werden, was Betriebsaufwand, Speicherbedarf und Komplexität deutlich reduziert.
