DSGVO-konforme Datenspeicherung:
So setzen Unternehmen Datenschutz richtig um
Wie speichern Sie Daten DSGVO-konform? Erfahren Sie, welche Anforderungen gelten und wie Sie mit der richtigen Strategie und Software Datenschutz sicher umsetzen.
Sind Ihre Daten DSGVO-konform gespeichert?
Wenn ein Unternehmen in Europa tätig ist, müssen Prozesse und Systeme den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) entsprechen.
Doch DSGVO-konforme Datenspeicherung ist weit mehr als eine reine IT-Aufgabe. Sie erfordert eine durchdachte Kombination aus Prozessen, Transparenz und Technologie.
In diesem Beitrag erfahren Sie, wie Sie mit der richtigen Datenmanagement-Strategie und Software eine rechtskonforme und zukunftssichere Datenspeicherung umsetzen.
Rund um die DSGVO halten sich zwei Missverständnisse besonders hartnäckig:
Zum einen wird Datenschutz häufig als reine Aufgabe der IT gesehen. In der Praxis betrifft er jedoch das gesamte Unternehmen. Denn: Ein Unternehmen ist immer nur so datenschutzkonform wie das schwächste Glied in seiner Prozesskette.
Zum anderen gilt die DSGVO nicht ausschließlich für Unternehmen innerhalb der EU. Sobald Sie Geschäfte in Europa tätigen oder personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeiten, greifen die Vorgaben – unabhängig davon, wo Ihr Unternehmen sitzt. Das betrifft beispielsweise auch viele Organisationen in der Schweiz oder den USA.
DSGVO gilt auch über die EU hinaus
Hohe Strafen machen Datenschutz zur Pflicht
Die DSGVO ist kein theoretisches Regelwerk, sondern wird aktiv durchgesetzt. Bei Verstößen drohen:
- bis zu 4 % des weltweiten Jahresumsatzes oder
- 20 Millionen Euro Bußgeld
Datenschutz ist damit nicht nur ein Compliance-Thema, sondern auch ein wirtschaftlicher Risikofaktor.
Ziel der DSGVO: Transparenz und Kontrolle
Im Kern verfolgt die DSGVO zwei Ziele:
Zum einen sollen Bürger die Kontrolle über ihre personenbezogenen Daten zurückerhalten. Zum anderen müssen Unternehmen transparent machen, wie und warum Daten gespeichert und verarbeitet werden.
Die größte Herausforderung: Überblick über Daten schaffen
Ein zentrales Element der DSGVO ist das Auskunftsrecht.
Unternehmen müssen jederzeit in der Lage sein, Auskunft über gespeicherte personenbezogene Daten zu geben.
In der Theorie klingt das einfach – in der Praxis wird es schnell komplex.
Denn viele Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass...
... Daten über verschiedene Systeme verteilt sind
... große Teile unstrukturiert vorliegen
... unterschiedliche Anwendungen und Mandanten beteiligt sind
Daraus ergeben sich grundlegende Fragen
Wo genau befinden sich diese Daten?
Wie sind sie klassifiziert?
Wer hat Zugriff darauf`
Wie lange dürfen oder müssen sie gespeichert werden?
Die DSGVO zwingt Unternehmen dazu, ihre Datenlandschaft systematisch zu analysieren und zu strukturieren.
- Neben der reinen Datenspeicherung bringt die Verordnung weitere zentrale Anforderungen mit sich.
- Dazu gehören unter anderem:
- die Datenportabilität, also die Übertragbarkeit von Daten
- das Recht auf Vergessenwerden
- sowie die Pflicht, Datenschutzverletzungen innerhalb von 72 Stunden zu melden
- Diese Anforderungen zeigen deutlich: DSGVO betrifft nicht nur Technik, sondern gesamte Prozesse und Organisationen.Eine reine Ablage auf Fileservern oder in DMS-Systemen reicht hierfür in der Regel nicht aus.
Weitere Anforderungen der DSGVO
DSGVO-konforme Datenspeicherung mit Software -Defined Archiving
Ein entscheidender Ansatz für die Umsetzung ist das Prinzip Privacy-by-Design.
Das bedeutet: Datenschutz wird nicht nachträglich ergänzt, sondern ist von Anfang an Bestandteil von Systemen und Software.
Unsere Lösungen folgen genau diesem Ansatz. Datenschutz ist fest in der Architektur verankert und wird technisch unterstützt.
- Die Umsetzung von
- Privacy-by-Design und
- Privacy-by-Default
wurde zudem von der KPMG für iCAS Classic und iCAS FS geprüft und bestätigt.
10 Erfolgsfaktoren für DSGVO-konforme Datenspeicherung
Mit den Lösungen von iTernity lässt sich eine rechtskonforme Datenstrategie strukturiert umsetzen.
Dazu gehören unter anderem:
Fazit: DSGVO ist eine strategische Aufgabe
DSGVO-konforme Datenspeicherung bedeutet vor allem eines:
den Überblick über die eigenen Daten zu behalten und Prozesse klar zu strukturieren.
Unternehmen, die frühzeitig auf eine durchdachte Strategie setzen, profitieren nicht nur in Bezug auf Compliance, sondern auch bei Effizienz, Sicherheit und Skalierbarkeit.
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Mit unseren Lösungen erreichen Sie eine flexible, skalierbare und compliance-konforme Datenarchivierung
iCAS Classic
iCAS Classic ist eine flexible Middleware für Retention Management & WORM Datenarchivierung. Die Softwarelösung lässt sich optimal in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren. Während Sie sich um Ihr Kerngeschäft kümmern, schützt iCAS Classic zuverlässig im Hintergrund die Integrität und Verfügbarkeit Ihrer Daten.
iCAS FS
iCAS FS ist eine Scale-Out Speicherplattform für vielfältige Anwendungsfälle rund um die langfristige Datenspeicherung. Die software-basierte Plattform ist grenzenlos skalierbar und besticht mit geringen Gesamtkosten, einfacher Handhabung und hoher Flexibilität. Ob als sicherer Backup-Speicher, revisionssicheres Archiv, Sekundärspeicher oder kosteneffizienter Objektspeicher – iCAS FS erfüllt Ihre Anforderungen auf lange Sicht.
iCAS Capture
Mit iCAS Capture erweitern Sie Ihre Archivierungsstrategie um die direkte Erfassung von Daten aus den unterschiedlichsten Quellen.
Das Add-on liest relevante Informationen automatisiert aus und integriert sie nahtlos in die Shares von iCAS FS oder iCAS Classic. Die Daten sind anschließend revisionssicher verfügbar und können sicher aus den Produktivsystemen entfernt werden, was Betriebsaufwand, Speicherbedarf und Komplexität deutlich reduziert.
