Archivierung steuerrelevanter Buchhaltungsdaten zur Einhaltung rechtlicher Vorgaben
Die Digitalisierung hat auf die Verlagsbranche einen entscheidenden Einfluss genommen. Digitale Erzeugnisse müssen produziert werden, um die Leserschaft weiterhin auch in digitalen Medien erreichen zu können. Hierfür ist ein größerer Aufwand für die Produktion und Distribution nötig als bei konventionellen Publikationen. Aus diesem Grund ist eine sichere Langzeitarchivierung ein entscheidender Faktor, um effizient auf bestehende Digitalprodukte zurückgreifen zu können. Doch auch in den Unternehmensstrukturen der Verlagsbranche wird der Ausbau interner IT-Infrastrukturen immer bedeutender, um regulatorischen Anforderungen gerecht zu werden und Archivierungssysteme zu modernisieren. So müssen beispielsweise steuerrelevante Buchhaltungsdaten wie Rechnungen und Belege in einem Langzeitarchiv aufbewahrt werden.
Der Deutsche Apotheker Verlag (DAV) ist der größte pharmazeutische Fachverlag in Deutschland. Vor einiger Zeit setzte sich das Unternehmen zum Ziel, die IT-Infrastruktur schrittweise zu virtualisieren und sein Langzeitarchiv in dieses Konzept zu integrieren. Dabei stand vor allem die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für die Archivierung aller Buchhaltungsdaten im Vordergrund. „Zum einen musste die langfristige Datensicherheit zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben gewährleistet sein. Dazu zählt der Schutz vor Datenmanipulation und die Unveränderbarkeit der Daten dank WORM Funktionalität“, so Markus Bantleon, stellvertretender Leiter der Abteilung IT-Service Management bei DAV Medien. Da die Revisionssicherheit der neuen software-basierten Archivierungslösung gemäß den "Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme" (GoBS) durch die KPMG bestätigt wurde, war die Prüfung der Lösung durch den Wirtschaftsprüfer schnell erledigt.