DMS & Archivierung

Umgangssprachlich werden die Begriffe DMS/ECM, Dokumentenablage und Archivierung oft als Synonyme verwendet. Im Detail gibt es jedoch wichtige Unterschiede. In einem Archiv werden Daten abgelegt, welche für eine bestimmte Frist aufbewahrt werden müssen – unveränderbar, revisionssicher, rechtskonform. Auch DMS/ECM Systeme dienen (neben weiteren Aufgaben) der Ablage, vor allem jedoch für die laufenden Geschäftstätigkeiten.

Es ist aus mehrfacher Sicht sinnvoll und für bestimmte Fälle gesetzlich gefordert, „hinter“ dem DMS/ECM ein sicheres Archivspeichersystem zu etablieren:

• Die revisionssichere Archivierung dient zur Einhaltung gesetzlicher, branchenspezifischer und interner Vorgaben (z. B. DSGVO, GoBD, SEC 17a-4, Produkthaftung).
• Für Audits und die Beweiskraft vor Gericht müssen Daten nachweislich unveränderbar abgelegt werden. Es genügt nicht, Daten aus dem DMS lediglich nicht zu löschen.
• Ein modernes Archivsystem übernimmt zusätzliche Aufgaben zur Wahrung von Datenintegrität und -schutz, z. B. automatische Integritäts-Checks, Verschlüsselung, WORM Speicherung und Retention Management auf der Speicherebene.
• Unternehmen schonen durch den Einsatz eines Langzeitarchivs wertvolles Potential ihrer DMS/ECM Systeme und der Primärspeicher. Archivdaten können kostengünstig auf Sekundärspeichern oder in der Cloud abgelegt werden.

Organisationen müssen sich über die Ziele ihres Datenmanagements im Klaren sein und bei der Evaluation der passenden Lösung die richtigen Fragen stellen:

• Werden Compliance-, Datenschutz- und gesetzliche Vorgaben erfüllt?
• Ist die Archivlösung skalierbar, um dem Datenwachstum der Zukunft standzuhalten?
• Besteht eine Abhängigkeit von bestimmten Herstellern oder Hardware?
• Kann die Archivlösung in die bestehende IT-Infrastruktur integriert werden?
• Lassen sich Daten einfach migrieren, z. B. bei Wechsel des DMS/ECM oder der Speicherinfrastruktur?

Download Checkliste: 10 Punkte, die Sie bei der Wahl einer Archivlösung beachten müssen

An zukunftsfähigen Lösungen mangelt es heute nicht mehr, die Zeiten starrer Hardware-Archivsilos sind vorbei. Der Fokus moderner Archivlösungen liegt auf Flexibilität, Unabhängigkeit und Effizienz. An genau diesen Stellschrauben setzt auch der Software-Defined Archiving Ansatz an. Bei diesem Konzept liefert eine Softwarelösung die Archiv-Intelligenz, nicht die Speicherhardware oder das DMS/ECM. Die Archiv-Middleware verbindet die Anwendungen (ECM, DMS, ERP, PACS, …) und die Speicherinfrastruktur. Als zentrale Plattform kümmert sich die Software um Datenintegrität, WORM Speicherung und Retention Management.

Mithilfe des Software-Defined Archiving Ansatzes können Unternehmen ein Zentralarchiv schaffen, das hardwareunabhängig auf der bestehenden IT-Infrastruktur aufsetzt. Da sich Softwarelösungen wesentlich einfacher an neue Anforderungen anpassen lassen als Hardware-Appliances, erlauben sie langfristige Compliance mit bestehenden und neuen Vorgaben.

Ein Nicht-Löschen von Daten aus dem DMS/ECM reicht für eine Compliance-gerechte und revisionssichere Archivierung nicht aus, da damit weder Integritätssicherung noch Unveränderbarkeit gewährleistet sind. Diese Aufgaben erfüllt ein Langzeitarchiv „hinter“ dem DMS/ECM, wobei der Software-Defined Archiving Ansatz hier eine zukunftssichere, flexible und kostengünstige Lösung darstellt.